Co všechno se archivuje?
Ve firmách je obvykle potřeba dlouhodobě uchovávat různé doklady a dokumenty, smlouvy, faktury. Zákon nařizuje, že například účetní závěrku a výroční zprávu je potřeba skladovat 10 let. A to je hodně dlouhá doba.
V domácnosti jde zejména o rodné listy, bankovní dokumentaci, vysvědčení, záruční listy, účtenky apod. Může se to zdát jako zbytečnost, nicméně nechcete-li v tom všem mít chaos, vyplatí se dávat vše na jedno místo a přehledně to třídit.
Jak vypadá efektivní archivace ve firmě?
Chaosu se zbavíte poměrně jednoduše. Stačí zakoupit kartonové krabice, šanony a jiné pomocníky.
Ve firmě je vhodné jednotlivé dokumenty v papírové podobě skládat do šanonů. Lze je proděravět, nebo vkládat do euroobalu, což je praktičtější řešení, protože jsou lépe čitelné, než když do nich uděláte díry. Nezapomeňte si jednotlivé šanony pečlivě popisovat.
Samotné pořadače se pak poskládají do archivační krabice, v nichž jsou dokumenty chráněné proti světlu a prachu. Inkoust totiž na světle rád bledne, a tak by se vám mohlo stát, že za pět let vytáhnete zcela zežloutlé papíry, na nichž nebudou data k přečtení.
A jak archivovat doma?
Na dokumenty k účtům a finančním produktům se také vyplatí pořídit si šanon. Dost často vám banky dají celou složku papírů, potom je možné vzít celou tuto složku a dát ji do krabice. I účtenky, vysvědčení a další listiny byste měli ukládat na jedno místo. Nejlépe do nějaké krabice, kde budou zavřené před prachem. Na rozdíl od firmy, kde například účetní závěrku uložíte a nejspíš ji dalších několik let nebudete potřebovat, je nezbytné mít k domácím dokumentům přístup. Proto si veškeré krabice pečlivě popište, ať pak víte, kde hledat.
